Snel en makkelijk personen registreren bij complexere bouwprojecten van UBA

Bovendien arriveert het personeel vaak ‘s ochtends vroeg, wat traditioneel een druk moment is op de bouwplaats. Er moest dus heel veel tegelijk op een bepaald tijdstip gebeuren. Zeker het controleren van de ID’s slokte aardig wat uren op in een toch al beperkt tijdvenster. Door die administratieve piekbelasting groeide tevens de kans op fraude, ook al omdat UBA als bouwspecialist geen deskundige is op het gebied van toegangscontrole en identiteitsmanagement.

Omdat de digitale ID-controle, zeker bij grote en complexe projecten, te omslachtig en tijdrovend was, ging UBA op zoek naar een digitaal alternatief. Na het verkennen van de mogelijkheden kwam het bedrijf uit bij Heras Smart Access, een oplossing die voortkomt uit een krachtenbundeling tussen Heras Mobile en EasySecure.

Door de slimme digitalisering van de toegangscontrole en ID-registratie hoeft UBA geen gegevens meer handmatig op te slaan. De (hoofd)uitvoerder en portier kunnen in het systeem heel eenvoudig een persoon en de bijbehorende ID-gegevens en machtigingen opzoeken. UBA stuurt de onderaannemers een link zodat ze zelf al vooraf het eigen personeel kunnen aanmelden. In die link zit een wachtwoord dat elke onderaannemer toegang geeft tot zijn eigen omgeving. 

Vooraanmelding scheelt de jongens op de bouw en de collega's op de administratie een berg tijd. Wijngaarden: "Met Heras Smart Access controleer je door de integratie met tijdregistratie heel makkelijk of mensen ook echt de acht uur hebben gewerkt waarvoor ze ingepland stonden."

UBA heeft daarnaast een project waarbij het standaard alle VCA’s controleert en deze documenten standaard in het systeem zet. Is een VCA verlopen, dan komt die persoon na de vervaldatum niet meer de bouwplaats op totdat hij of zij een nieuwe VCA heeft. Het doel is om die functionaliteit in de nabije toekomst uit te rollen over alle projecten.  

Een gesloten systeem op de bouwplaats

Het belangrijkste concrete resultaat van het werken met Heras Smart Access is volgens UBA dat er een gesloten systeem ontstaat op de bouwplaats. Valse of verlopen documenten worden er makkelijker uitgehaald en eventuele gevallen van of pogingen tot fraude worden herkend. Het pasje waarmee mensen de bouwplaats op kunnen, fungeert als toegangscontrole en voorkomt dat ongeautoriseerde personen rondlopen op de altijd bedrijvige bouwlocatie.

Wat UBA enorm aanspreekt, is dat Heras Mobile en EasySecure het bedrijf heel nauw betrekken bij het ontwikkelen, implementeren en doorontwikkelen van de oplossing. “Er is oor en oog voor de dingen waar we tegenaan liepen en lopen. Veel dingen zijn projectmatig voor ons gemaakt en tot in detail afgestemd op onze wensen, behoeften en corebusiness. Ook het contact is heel prettig en constructief”, aldus Joke Verzaal, medewerkster financiële administratie en projectadministratie bij UBA.