Het organiseren van een festival of een sportevent draait om meer dan alleen het afronden van uw line-up of het uitstippelen van een parcours. Praktisch moet u van alles tot in detail regelen zoals de inrichting en de beheersing van uw terrein. Vrijwel alles kan, maar niet binnen elk budget. Gelukkig is grootschalig investeren niet altijd nodig. Een evenementhek huren of afspraken maken met een cateringbedrijf geven betere controle op de kosten.
Qua noodzakelijke voorzieningen en belangen lijken festivals en sportevents weliswaar veel op elkaar, maar ze vragen wel om een andere benadering. Daarom zoomen we in dit artikel in op het festivalterrein en hoe u daarbij een gehuurd of gekocht evenementhek inzet.
Afbakening van uw terrein
Afbakenen is meer dan een stel evenementhekken plaatsen. Daarvoor is de situatie veel te complex. Elke doorgang tot uw terrein wilt u onder controle hebben. Toch moeten mensen en materialen veilig, gecontroleerd en eenvoudig het terrein kunnen bereiken en verlaten via de reguliere in- en uitgang en in noodsituaties snel via vluchtwegen. Op een festivalterrein kunt u het beste kiezen voor een schuif-bouwhek in plaats van een draaipoort. Gewoonweg omdat de ruimte voor een draaipoort vaak ontbreekt en omdat u met een draaipoort minder flexibel bent. Voor de veiligheid van uw festivalbezoekers plaatst u op belangrijke plekken vluchtpoorten. In geval van nood verlaten ze zo snel en veilig het terrein. En net als voor een evenementhek geldt dat u dit soort faciliteiten heel makkelijk huurt.
Een goede afbakening is ook prettig voor omwonenden. Uw bezoekers vermaken zich óp het terrein, niet daarbuiten. Met geluiddempende hekken beperkt u ook eventuele geluidsoverlast voor de buurt. Gebruik uw installaties zoals pompen of generatoren op uw terrein? Dan isoleert u deze heel eenvoudig met een Noise Control Barrier. Uw relatie met omwonenden is erg belangrijk dus houd ze te vriend.
Evenementhek als reclamemiddel
Evenementhekken zorgen niet alleen voor veiligheid en beheersbaarheid. Ze zijn ook ideaal om uw terrein de juiste uitstraling te geven of uw bezoekers te informeren. Zeilen laten zich prima bedrukken. In het verlengde van uw thema kunt u er van alles opzetten. Logo’s, sfeerbeelden en belangrijke praktische informatie, zoals de line-up of de routing op uw terrein naar diverse podia, de EHBO-post en andere faciliteiten. Zo hebt uw meters extra exposure. Hekwerkoplossingen zijn meestal goed te combineren. In de lengte, breedte of hoogte is dan ook van alles mogelijk.
Hekwerkoplossingen voor diverse faciliteiten
Hekwerken zijn er in allerlei vormen, maten en uitvoeringen en worden ook veel gebruikt om faciliteiten te creëren op een evenemententerrein. Het evenementhek huren is de start. Lees verder om te leren welke faciliteiten u met een hekwerk kunt toevoegen aan uw evenement.
Beheersbare piekmomenten tijdens aankomst
Bij een festival hebt u altijd te maken met pieken en uiteenlopende situaties. Auto’s moeten worden geparkeerd, fietsen gestald en sommige mensen willen tijdelijk wat spullen opbergen. Dat moet allemaal in korte tijd gebeuren. Zorg dat u daar op voorbereid bent en maak bijvoorbeeld het stallen van fietsen zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk. Dusdanig dat een fiets makkelijk kan worden teruggevonden, niet beschadigt en er eenvoudig tussenuit kan worden gehaald. Gebruik hiervoor gehuurde evenementhekken met extra bedrukking over het evenement.
Stroomlijnen van bezoekers en geld
Om bezoekers snel en gecontroleerd (tickets, fouilleren, etc.) te ontvangen gebruikt u (overdekte) inkomconstructies. Zo zorgt u ervoor dat mensen gedoseerd uw terrein opkomen. Tijdens een evenement wordt vaak veel geld uitgegeven aan eten en drinken. Maak het uzelf makkelijk. Door uw bezoekers te laten betalen met fiches of van te voren opgeladen polsbandjes. Daarmee bespaart u uzelf veel handelingen en onveilige situaties met contant geld.
Natuurlijk is het fijn als er goed gegeten en gedronken wordt. Voor een groot deel hebt u dat zelf in de hand. Zorg door middel van bewegwijzering dat de catering makkelijk te vinden is. Houd het eenvoudig. Eenvoudig kiezen, eenvoudige tarieven, eenvoudige taakverdelingen, strakke communicatielijnen en zorg ervoor dat een bar of balie ruim genoeg is en goed kan worden bereikt. Met effectieve afgiftebalies hebt u een belangrijke stap voorwaarts gemaakt. Zo’n afgiftebalie huurt u gewoon, net als het evenementhek.
Andere faciliteiten
Sanitaire voorzieningen zijn er in allerlei soorten en maten, al dan niet direct aan te sluiten op het riool. Als mensen lang moeten wachten of ver moeten lopen, vinden ze alternatieven. Geef duidelijk aan, bijvoorbeeld met bewegwijzering, waar mensen terecht kunnen.
Vraag uzelf af welke voorzieningen u waar nodig hebt en of u daar elektriciteit (220v of 380v), water of afvoer nodig hebt en welke mogelijkheden er op uw terrein zijn. Soms moet u uw ideeën daar op aanpassen.
Verspreid voldoende afvalbakken op strategische plaatsen. Zo blijft uw festivalterrein ook gedurende de dag schoon en comfortabel én hebt u minder werk als uw festival is afgelopen. Ook aangepaste afvalbakken kunt u huren en bevestigt u eenvoudig en snel aan een evenementhek.
Creëer tijdens een festival een aantal ‘rustige’ ruimtes, zoals een loungeruimte, een backstage-ruimte voor artiesten of een EHBO-ruimte waar mensen naar toe kunnen als dat nodig is. Zo’n ruimte kunt u op allerlei manieren creëren, bijvoorbeeld met een Noise Control Barrier, dat geluiddempend werkt.
Voor de veiligheid van de artiesten en uw bezoekers creëert u bij het podium een veiligheidszone en voorkomt u dat hekwerken kunnen omvallen. Onze klanten zetten hiervoor stagebarriers in. Deze zijn heel robuust, geven beveiligingsmensen de ruimte om te observeren en worden gecombineerd met hoekbarriers die kunnen fungeren als vluchtpoortjes voor noodsituaties.
Het feest kan bijna beginnen
Als u bovenstaande geregeld hebt, hebt u een beheersbaar evenement neergezet. Er gaat echter ook heel veel tijd en geld zitten in de op- en de afbouw van een festivalterrein. Met de keuze voor de juiste materialen bespaart u uzelf veel tijd, geld en kopzorgen. Snel plaatsen en verplaatsen, snel monteren en demonteren is bij de organisatie van een groot evenement ontzettend waardevol. Het soort materiaal, het gewicht, de uitvoering, combinatiemogelijkheden en type koppelingen beïnvloeden allemaal de snelheid en flexibiliteit van werken.
Veel evenementhekken en andere hekken worden geleverd in een transportbok, die u met een heftruck op de gewenste plaats zet. Vanuit de transportbok worden de hekken vervolgens op de juiste plaats gezet. Afhankelijk van uw wensen en de vereisten koppelt u ze eenvoudig aan elkaar door middel van voeten en klemmen. Met goed materiaal kan dit snel en zijn er allerlei mogelijkheden om te combineren. Zo hebt u steeds een aansluitende oplossing.
Twee weten meer dan één
Hebt u een fantastisch idee en wilt u op termijn uw eigen evenement organiseren? Zo’n organisatie kan een enorme kick geven. Al helemaal als alles op rolletjes loopt en iedereen na afloop enthousiast naar huis gaat.
Hoe groot wilt u het gaan aanpakken? Aan uw enthousiasme zal het niet liggen. Om ook alle praktische zaken te overzien en goed beslagen ten ijs te komen is het goed om in een vroeg stadium met uw leveranciers in gesprek te gaan. Zij zijn dagelijks bezig met dit soort vraagstukken. Zo kunt u uw pijlen richten op de programmering. Laat u goed informeren. Vaak krijgt u tips over dingen waar u überhaupt niet aan gedacht had of zijn er oplossingen die u niet eerder zag. Twee weten meer dan één en een evenementhek huren is zo gedaan.
Hebt u plannen? Heras Mobile denkt graag met u mee.
